5 herramientas de software imprescindibles para que las empresas se adapten a la factura electrónica obligatoria

La digitalización de la facturación ha dejado de ser voluntaria. La aplicación de la Ley Crea y Crece y de la Ley Antifraude supone para empresas y autónomos españoles una modificación relevante en la manera de emitir, recibir y administrar sus facturas. Desde 2026, las compañías con mayor volumen de facturación tendrán que emitir y recibir documentos en formato electrónico estructurado; las demás deberán hacerlo poco tiempo después.

Este escenario provoca dudas en muchas organizaciones. No obstante, quienes se anticipan comprueban que la factura electrónica va más allá del cumplimiento legal y puede mejorar la gestión empresarial: reduce errores, acelera los cobros y proporciona una visión más nítida de la tesorería en tiempo real. Estas cinco herramientas constituyen una base inicial para ello.

1. Sage: Solución de contabilidad y facturación electrónica

Sage constituye el punto de partida para que cualquier empresa afronte la factura electrónica. Sus soluciones se ajustan a la normativa española actualmente aplicable, incluidos los requisitos de Verifactu, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Facilitan la emisión de facturas en los formatos estructurados aceptados por la Agencia Tributaria, la recepción de facturas electrónicas de proveedores y la automatización de todo el ciclo de facturación.

Con Sage, la facturación deja de depender de tareas manuales y procesos desconectados. El sistema integra la creación, el envío, el registro y la contabilización de las facturas, evitando la duplicación de datos. Sage dispone de soluciones adaptadas a autónomos, pymes y empresas medianas según la dimensión de cada negocio.

Por qué resulta relevante: Sage permite cumplir la normativa desde el inicio y convierte una exigencia legal en una mejora concreta de los procesos de facturación.

2. Stripe o GoCardless: Solución para automatizar cobros

La factura electrónica aporta, entre sus ventajas más directas, la posibilidad de reducir los plazos de cobro. Al recibir el cliente una factura en un formato estructurado que puede procesarse automáticamente, el pago puede realizarse antes. La integración del sistema de facturación con una plataforma de cobros automatizados, como Stripe o GoCardless, amplía este beneficio.

Cuando se integra una plataforma de cobro, el cliente recibe junto a la factura un enlace para pagarla inmediatamente. La conciliación se automatiza y el sistema de facturación muestra en tiempo real si cada documento está pagado, pendiente o vencido.

Por qué resulta relevante: Reducir el plazo de cobro impacta de forma directa en la tesorería de la empresa y disminuye el tiempo invertido en reclamar impagos.

3. Pipedrive o Salesforce: Plataforma de CRM

La gestión de la factura electrónica gana eficiencia cuando se vincula al proceso comercial del que procede. Si el CRM funciona por separado del software de facturación, los datos de clientes y pedidos tienen que introducirse dos veces, lo que puede ocasionar demoras y errores. Al conectar plataformas CRM como Pipedrive o Salesforce con el software de facturación, los presupuestos y los pedidos pueden transformarse automáticamente en facturas.

Asimismo, conocer el pipeline comercial permite al área financiera prever ingresos futuros y planificar la tesorería con una mayor exactitud.

Por qué resulta relevante: Vincular el CRM con la facturación evita duplicar datos, limita los errores y mejora la previsión de tesorería al relacionar las oportunidades comerciales con los ingresos efectivos.

4. DocuSign o Validated ID: Herramienta de firma electrónica

La validez de una factura electrónica exige acreditar tanto la autenticidad de su origen como la integridad de su contenido. La firma electrónica reconocida sustentada en un certificado reconocido es uno de los mecanismos admitidos para lograrlo. Soluciones como DocuSign o Validated ID permiten firmar documentos de forma legal y segura desde cualquier dispositivo.

Dentro de la factura electrónica, la firma digital adquiere especial importancia para las empresas que deben acreditar la autenticidad de sus facturas más allá de los formatos estructurados. También es aplicable a contratos, propuestas y otros documentos que necesiten validez jurídica.

Por qué resulta relevante: La firma electrónica reconocida proporciona validez legal a los documentos digitales y forma parte esencial de un proceso de facturación totalmente desmaterializado.

5. Holded o Billin: Plataforma de archivo y gestión documental

La regulación establece que las facturas electrónicas deben conservarse durante los plazos legales, en formato electrónico y con acceso y verificación garantizados en todo momento. Un sistema documental apropiado permite organizar los documentos, recuperarlos cuando sea necesario y cumplir los requisitos de trazabilidad aplicables.

Las pymes y los autónomos que no disponen de recursos para implantar soluciones empresariales complejas pueden utilizar plataformas como Holded o Billin. Estas herramientas incorporan la gestión documental a la facturación y ayudan a mantener ordenadas todas las facturas emitidas y recibidas.

Por qué resulta relevante: Contar con un archivo digital accesible y ordenado es necesario para atender requerimientos de la Agencia Tributaria y conservar el control del historial de facturación del negocio.

Preguntas habituales

¿En qué momento será obligatoria la factura electrónica para mi empresa? 

La obligación se aplicará de manera gradual. Las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros serán previsiblemente las primeras afectadas, en 2026. Dos años más tarde, la exigencia alcanzará al resto de empresas y autónomos. Aun así, desde la primera etapa todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas, sin importar su tamaño.

¿Qué distingue a Verifactu de la factura electrónica?

Se trata de obligaciones vinculadas, aunque no son iguales. Verifactu alude al sistema de emisión de facturas verificables que entró en vigor en julio de 2025 con la Ley Antifraude y que afecta al software de facturación empleado. La factura electrónica, en cambio, obliga a emitir y recibir facturas en formatos estructurados e interoperables conforme a la Ley Crea y Crece. Deben cumplirse ambas exigencias, y la mayor parte del software de facturación actualizado ya incorpora los dos requisitos.

¿Basta con enviar una factura en PDF por correo electrónico?

No. La regulación española de factura electrónica no considera válida como factura electrónica una factura en PDF enviada por email. Debe utilizarse un formato estructurado, como Facturae, UBL o XML, que permita a los sistemas de ambas partes tratarla automáticamente. Los programas de facturación homologados generan estos formatos de manera automática.

¿Qué puede suceder si mi empresa no se adapta a tiempo?

Las empresas que no estén en condiciones de emitir o recibir facturas electrónicas cuando la obligación sea aplicable pueden enfrentarse a dificultades en sus relaciones comerciales, posibles sanciones de la Agencia Tributaria y obstáculos para operar con compañías que ya utilicen factura electrónica. Iniciar la adaptación con antelación suficiente es la alternativa más segura para evitar esos riesgos.

¿Debo modificar toda mi gestión contable para cumplir con la factura electrónica?

No siempre. Cuando el software de contabilidad y facturación ya está actualizado y homologado para la factura electrónica, puede bastar con activar las funciones correspondientes y actualizar las bases de datos de clientes. Si el software actual no está adaptado, este puede ser el momento adecuado para valorar una solución que cubra las necesidades de factura electrónica, contabilidad y gestión del negocio.